Un sistema de gestión de propiedades hoteleras (Property Management System PMS) es un programa que facilita la gestión y las tareas de administración y operación de uno o varios hoteles. Se ubica entre los sistemas de Inteligencia Empresarial –BI— y comparte sus características y posibilidades: computación en la nube o computación en la internet; apoyo a la tares operativas; automatización de procesos, generación y entrega automática de informes entre otras. En síntesis se trata de un sistema ERP desarrollado para una industria específica, la industria hotelera.
Características de los sistemas PMS
A continuación se muestra una lista de funciones comunes que se pueden administrar a través del Panel de Control de un sistema PMS de gestión hotelera
- Reservaciones
- Recepción —Check In
- Salida —Check Out
- Cambios de habitación
- Cancelaciones
- Llamadas de despertador automatizadas
- Control de limpieza.
- Minibar
- Facturación y control de impuestos
- Informes
- Y más
Informes de un sistema PMS hotelero
Los informes son una característica esencial en un sistema PMS y ofrecen una amplia variedad de de reportes sobre el negocio en tiempo real. Los informes comunes de un sistema PMS incluyen reportes financieros sobre ingresos y gastos diarios, semanales, mensuales o anuales o sobre cualquier periodo; informes de limpieza que proporcionan información sobre cuánto tiempo se tarda en limpiar las habitaciones, el tiempo de rotación y el número de habitaciones que se limpian dentro de un periodo específico de tiempo. Informes de control de inventario y de trabajo y muchos más
Para un periodo de tiempo determinado es capaz de generar informes sobre:
- Registros de entrada y salida.
- Cancelaciones.
- Promedio de habitaciones libres.
- Métodos de pago.
- Ingresos por habitación disponible.
- Ocupación media.
- Duración media de la estancia.
- Ingresos por canal.
Beneficios de los sistemas PMS hoteleros
Un sistema PMS minimiza la cantidad de tiempo que se dedica a tareas administrativas, lo que significa que se puede dedicar ese tiempo a cosas más importantes como atender a los huéspedes.
Con la tecnología hotelera adecuada se obtienen beneficios que permiten el crecimiento del negocio al mejorar la experiencia de los huéspedes. Entre los beneficios que se observan tras la implementación de un sistema PMS se mencionan:
- Aumento de eficiencia y reducción de costos
Con un sistema PMS se pueden automatizar la mayoría de tus tareas administrativas. Se puede mejorar la comunicación con los huéspedes, aceptar reservas en línea, directamente a través de la página web y los canales de redes sociales. Incluso se puedes dar a los huéspedes la oportunidad de hacer el check-in desde sus dispositivos móviles. - Reducción de errores administrativos
Con un sistema PMS conectado a un sistema de recepción y gestor de canales se reduce el riesgo de error humano que puede ocasionar la pérdida de reservas y habitaciones con varias reservas simultáneas. Esto no solo es una pesadilla administrativa, sino que también es un gran problema de servicio al cliente que puede dar lugar a huéspedes frustrados descontentos con su experiencia. - Mayor capacidad en la toma de decisiones
Con datos valiosos y precisos disponibles en cualquier momento, se pueden ajustar, por ejemplo, las tarifas de las habitaciones en función de las demandas estacionales y la competencia local para conseguir los máximos ingresos posibles por cada reserva. - Gestión del hotel de forma remota
Se deberá poder acceder a la solución empresarial todo en uno desde cualquier lugar y con el dispositivo que se prefiera y desde ahí realizar las tareas de administración de una o diferentes localidades desde un solo lugar
Requerimientos para su Implementación
- Instalaciones
Instalaciones de red de acuerdo a los estándares, alimentación eléctrica, conexión de banda ancha, lineas telefónicas - Equipamiento
Servidores, computadoras, dispositivos móviles, teléfonos. Programas y licencias de software. Hardware y software. - Capacitación
Usuarios capacitados en el manejo de computadoras y de internet, el uso del sistema telefónico y dispositivos móviles, aplicaciones y procedimientos de la empresa - Administración de sistemas y soporte técnico
Apoyo y soporte oportuno y rápido para los usuarios y operadores del sistema y para atender las incidencias y fallas de hardware y software que se presenten, especialmente en las primeras etapas del proyecto.
