La expresión Gestión de Casos Legales (Legal Case Management LCM), Sistema de Gestión Legal (Legal Management System LMS), Gestión de Asuntos Legales (Legal Matter Management LMM) o Gestión de Proyectos Legales (Legal Project Management LPM), se refiere a la gestión de la práctica jurídica utilizando tecnología, se refiere a la gestión de la información y del flujo de trabajo específicos del campo legal utilizando las Tecnologías de la Información.
Las tecnologías de gestión de la práctica jurídica incluyen gestión de casos y asuntos, tiempo y facturación, apoyo en litigios, investigación, comunicación y colaboración, minería y modelado de datos, informes y reportes, seguridad, almacenamiento y acceso a la información entre otras funciones.
Características de los sistemas de gestión legal
El software de gestión de casos legales ayuda a los despachos de abogados a gestionar de forma más productiva su práctica. Un sistema básico puede reemplazar los calendarios de papel, las hojas de tiempo, blocs de notas, sistemas manuales de seguimiento y formularios de mensajes telefónicos. Un sistema de gestión de casos puede mantener su bufete organizado, mejorar la forma en que atiende a sus clientes y, simultáneamente, resolver la comunicación con sus clientes, proveedores y contactos.
No hay que olvidar que el software de inteligencia de negocios disponible para el área jurídica se encuadra entre las herramientas genéricas para la empresa ERP, CRM, CMS;
Las características que se encuentran comúnmente en un sistema de gestión de casos legales incluyen:
- Gestión de Asuntos y Casos (Case & Matter Management)
Gestione sus asuntos o casos de litigio en cada etapa; agregue partes interesadas, asigne tareas, colaboradores, administre documentos relacionados, establezca fechas límite y recordatorios. - Admisión de clientes y herramientas de gestión de relaciones con los clientes (CRM)
Centralice los datos del cliente, clientes potenciales, socios, colaboradores o partes interesadas, vinculando detalles específicos de búsqueda, documentos legales relacionados, gastos y más. - Uso compartido y colaboración de documentos
- Herramientas de seguimiento, facturación y pagos en línea
- Funciones de comunicación como portales seguros para clientes, mensajes de texto integrados, correo electrónico integrado y chat en tiempo real
- Calendario compartido basado en reglas
- Paneles de informes financieros
Sistemas de gestión de casos legales
El software utilizado desde la década de 1990 abarca una amplia gama, desde investigación jurídica y herramientas de dictado hasta software para procesamiento de textos y facturación. Ya sea que maneje un área de práctica o muchas el uso de tecnología le dará opciones de ahorro y competitividad.
Asegúrese de que el software de su elección sea compatible con la operación en la nube, es decir, accesible por Internet y multiplataforma, esto es, que puede acceder al mismo desde diferentes dispositivos –computadoras, tabletas, teléfonos, etc– y sistemas operativos –Windows, iOS, Android, Linux, etc
Abajo presentamos una breve relación del software que se encuentra en la internet para la gestión de casos legales en la nube, bajo el vínculo, la traducción de la descripción que cada proveedor nos da de su producto, recuérdelo en el momento de la lectura. ArkCase es el único sistema desarrollado bajo una licencia FOSS y que puede operar en la nube o en sus instalaciones
Sistemas de gestión legal en la nube
- ArkCase
“Es una solución de gestión de casos independiente de la plataforma. Puede utilizar ArkCase como una solución totalmente local, una solución híbrida o una solución basada en la nube. Esta flexibilidad le permite llevar cualquier solución patentada a un nivel completamente nuevo de efectividad o llegar hasta el final y modernizar toda su pila de tecnología.“ - CasePeer
“CASEpeer es el único software de gestión de casos que genera mejores resultados para sus clientes y mejores resultados para su empresa. Optimice las operaciones comerciales de su firma y aumente la productividad con nuestras herramientas de gestión de práctica legal llave en mano diseñadas exclusivamente para firmas de abogados de lesiones personales.“ - Clío
“Todo lo que tu despacho de abogados necesita. Todo en un lugar. Simplifique todos los aspectos de su bufete de abogados, desde la facturación hasta la comunicación y la gestión de documentos.” - Jarvis-Legal
“El software jurídico inteligente que potencia tu despacho
La solución todo en uno que aumenta tus capacidades gracias aLegal AI. Todo se vuelve más fácil y rápido.“ - Mycase
“Soluciones y software de gestión de casos legales líderes en la industria.
Gestión de casos: mantenga todos los detalles y documentos de su caso en un solo lugar.
Comunicación con el cliente: actualizaciones en tiempo real, mensajería, intercambio de documentos y gestión de tareas.
Facturación y pagos: realice un seguimiento del tiempo, genere facturas y acepte pagos.“
Beneficios del software de gestión de casos legales
Desde el comienzo de un caso, el software de gestión de casos legales puede ayudar a:
- Agilizar los procesos de su empresa, garantizando que los nuevos clientes se incorporen rápidamente
- Automatizar la creación de documentos, garantizar que se cumplan los plazos importantes y facilitar la comunicación tanto interna como externa. Esto significa que todos los empleados de su empresa, desde asistentes legales y asistentes administrativos hasta abogados, estarán informados y en sintonía con respecto a las tareas, los plazos y los próximos pasos para cada caso.
- Facilitar a su empresa la facturación y la cobranza
- Los portales web brindan a los despachos de todo tipo una forma segura y eficaz de comunicarse con los clientes. Con los portales en línea, puede comunicarse y compartir información relacionada con el caso con sus clientes y con su equipo de trabajo en una ubicación centralizada, conveniente y, lo más importante, segura.
- Con el software de gestión de casos para abogados, los días en los que se utilizaban sistemas de control en papel de la vieja escuela quedarán atrás y serán reemplazados por flujos de trabajo convenientes y automatizados que puede crear simplemente al comienzo de un caso. Estos le permitirán asignar tareas a sus asistentes y mantenerse informado sobre su progreso.
Escogiendo el sistema que nos conviene
Para un despliegue exitoso es clave elegir un sistema de gestión con las características adecuadas para su bufete. A continuación se ofrecen algunos consejos que le ayudarán en su proceso de selección.
Comience por revisar los procesos de su bufete. Considere la posibilidad de crear mapas visuales o diagramas de flujo de los procesos y sistemas de gestión de proyectos utilizados en su empresa, así podrá ver lo que necesita del software a elegir.
Una vez que tenga una comprensión completa de los procesos de su bufete, el siguiente paso es elegir el software que se ajuste a sus flujos de trabajo. Considere qué características son imprescindibles para su empresa y luego continúe desde allí. Pero asegúrese de que las funciones integradas en el software funcionen como usted espera y que puede realizar las modificaciones necesarias.
Despliegue del Sistema
Una vez seleccionado el software, es hora de ponerlo a trabajar. En condiciones ideales establecemos un laboratorio que servirá para revisar y probar las funciones del sistema y entrenar al equipo de trabajo, mientras se prepara la migración de información. Infraestructura, hardware y software, capacitación y formación de usuarios y soporte técnico.
Infraestructura
Ya sea que se decida instalar en su nube privada o en la nube pública necesitará cierto tipo de infraestructura: conexiones a internet, alimentación eléctrica, computadoras y sistemas de impresión, etc. y aplicaciones o programas varios para operar. Asegúrese de contar con todos los elementos.
Entrenamiento de su Equipo de trabajo
Verifique que los usuarios cuenten con las competencias necesarias para la operación del sistema. Estas competencias incluyen las necesarias para la operación de computadoras, operación de la internet y las que sean específicas del sistema.
Esta etapa servirá también para detectar inconsistencias o programar modificaciones. Entrenar al equipo en el uso del sistema y en dónde buscar ayuda.
Migración de Información
Obtenga copias y respaldos de su información en diferentes formatos. Durante el proceso sea cuidadoso de mantener la información original intacta y trabajar sobre copias.
Administración y Mantenimiento del Sistema
Tenga contemplado que hacer si algo falla. Ya sea que instale su sistema en su nube privada —on-premises— o en la nube pública, lo mejor es tener planes de contingencia y recuperación de desastres.
Estas fallas pueden originarse en accidentes locales, fallas de hardware o software, errores de usuario, desastres naturales o ataques informáticos. Con una visión apropiada de su administración de sistemas contará con un protocolo de actuación y podrá continuar su operación con el menor impacto.
